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Paiement manuel

Lorsqu’un locataire paye son loyer en especes, par cheque ou par virement bancaire, le bailleur peut enregistrer ce paiement manuellement dans Locayo. Un reçu PDF est genere automatiquement pour les deux parties.

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Quand utiliser le paiement manuel ?

Le paiement manuel est adapte aux situations suivantes :
  • Especes : le locataire remet le loyer en mains propres
  • Cheque : le locataire emet un cheque bancaire
  • Virement bancaire : le locataire effectue un virement depuis son compte
  • Autre moyen : tout moyen de paiement qui n’est pas suivi automatiquement par PawaPay
  • Historisation : vous souhaitez enregistrer un paiement passe pour completer votre historique
Meme si le paiement a ete effectue en especes, l’enregistrer dans Locayo cree une preuve numerique : un reçu PDF avec numero unique, date, montant et methode de paiement.

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Procedure d’enregistrement

1

Acceder a la section Paiements

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Paiements dans le menu lateral.
2

Cliquer sur Nouveau paiement manuel

Cliquez sur le bouton Paiement manuel ou Enregistrer un paiement.
3

Selectionner le bail

Choisissez le bail concerne dans la liste deroulante. Seuls vos baux actifs apparaissent.
4

Renseigner les details

Remplissez le formulaire :
5

Confirmer l'enregistrement

Cliquez sur Enregistrer. Le systeme :
  1. Cree l’enregistrement du paiement avec le flag is_manual = true
  2. Attribue un numero de reçu au format REC-AAAA-MM-NNNN
  3. Genere un reçu PDF en arriere-plan
  4. Met a jour l’échéancier du bail

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Methodes de paiement disponibles

Especes (CASH)

Paiement en liquide remis en mains propres. Methode la plus courante pour les petits loyers.

Cheque (CHECK)

Cheque bancaire. Indiquez le numero du cheque dans le champ Reference.

Virement (TRANSFER)

Virement bancaire classique. Indiquez la reference du virement.

Autre (OTHER)

Tout autre moyen de paiement non repertorie.

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Paiements antedates

Vous pouvez enregistrer un paiement avec une date anterieure en utilisant le champ “Date de paiement”. C’est utile pour :
  • Rattraper un historique de paiements non enregistres
  • Corriger un paiement oublie
  • Enregistrer un paiement reçu pendant une absence
Si le champ Mois concerne (period_month) est renseigne, le paiement est attribue a ce mois d’echeance. Sinon, la date de paiement determine le mois automatiquement (format AAAA-MM). Par exemple, un paiement date du 15 mars 2026 sans mois specifie sera attribue a la periode “2026-03”.

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Difference avec le paiement mobile money

Les paiements manuels reposent sur la bonne foi du bailleur. En cas de litige, un paiement mobile money (avec reference PawaPay et trace operateur) constitue une preuve plus solide qu’un paiement manuel.

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Reçu PDF

Comme pour les paiements mobile money, chaque paiement manuel genere un reçu PDF contenant :
  • Numero de reçu unique
  • Nom du bailleur et du locataire
  • Adresse du bien
  • Montant paye
  • Methode de paiement
  • Date du paiement
  • Mois d’echeance
Imprimez ou envoyez le reçu PDF au locataire par WhatsApp apres chaque paiement en especes. C’est la meilleure maniere de formaliser les transactions informelles.

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Bonnes pratiques

  1. Enregistrez immediatement : ne laissez pas les paiements s’accumuler sans enregistrement
  2. Utilisez les references : pour les cheques et virements, notez toujours la reference
  3. Ajoutez des notes : si le paiement est partiel ou a des particularites, documentez-les
  4. Verifiez l’échéancier : apres l’enregistrement, consultez l’échéancier pour verifier que le mois est bien a jour
  5. Privilegiez le mobile money : encouragez vos locataires a payer via mobile money pour une traçabilite maximale