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Ajouter un locataire

Ce guide vous accompagne dans la creation d’un dossier locataire sur Locayo. Un dossier locataire complet est necessaire pour creer un bail et suivre les paiements.

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Acceder au formulaire

  1. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Locataires dans le menu lateral.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un locataire en haut a droite.
Vous serez redirige vers le formulaire de creation a l’adresse /dashboard/tenants/new.
Formulaire d'ajout de locataire

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Sections du formulaire

Le formulaire est divise en 3 sections.
1
Informations personnelles
2
Les coordonnees de base de votre locataire :
3
ChampObligatoireDescriptionNom completOuiNom et prenom du locataire. Tel qu’il apparaitra sur les contrats de bail et les recus. Ex : “Jean Kouame”TelephoneOuiNumero de telephone avec indicatif pays. Ex : “+225 07 00 00 00”EmailNonAdresse email du locataire. Utile pour les notifications par email
4
Format telephone : saisissez le numero avec l’indicatif pays (+225 pour la Cote d’Ivoire, +237 pour le Cameroun). Ce numero sera utilise pour inviter le locataire a rejoindre Locayo et pour les notifications SMS.
5
Piece d’identite
6
Les informations d’identite du locataire. Cette section est optionnelle mais fortement recommandee pour la creation de baux.
7
ChampObligatoireDescriptionType de pieceNonSelectionnez parmi : Carte Nationale d’Identite (CNI), Passeport, Carte de ResidentNumero de pieceNonLe numero du document d’identite. Ex : “CI00123456”Scan du documentNonUpload du scan ou de la photo de la piece d’identite
8
Formats acceptes pour le scan : PDF, JPG, PNG.
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Pour uploader un document :
10
  • Cliquez sur la zone de depot “Cliquez pour telecharger”.
  • Selectionnez le fichier sur votre appareil.
  • Le nom et la taille du fichier s’affichent une fois selectionne.
    • 11
    Pour retirer un document uploade, cliquez sur Supprimer le fichier sous la zone de depot.
    12
    Les documents d’identite sont stockes de maniere securisee sur Cloudflare R2. Ils ne sont accessibles que par vous (le proprietaire) et ne sont jamais partages sans votre consentement explicite.
    13
    Notes privees
    14
    Un champ de texte libre pour consigner vos notes personnelles sur le locataire. Par exemple :
    15
  • Preferences de paiement (“Paie toujours avant le 5 du mois”)
  • Coordonnees alternatives (“Contact employeur : 07 XX XX XX XX”)
  • Observations (“Locataire depuis 2023, bail renouvele une fois”)
    • 16
    Les notes sont visibles uniquement par vous. Le locataire n’y a pas acces, meme s’il possede un compte Locayo lie.

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    Validation et enregistrement

    Cliquez sur Enregistrer le locataire en bas du formulaire. Le systeme valide les champs obligatoires :
    • Nom complet : ne peut pas etre vide
    • Telephone : ne peut pas etre vide
    Si des champs obligatoires sont manquants, ils sont surlignees en rouge avec un message d’erreur sous le champ concerne. Une fois le locataire cree :
    • Vous etes redirige vers la liste des locataires.
    • Le nouveau locataire apparait dans le tableau.
    • Si un document a ete uploade, il est disponible dans la fiche du locataire.

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    Apres la creation

    Creer un bail

    Associez ce locataire a un bien en creant un contrat de bail avec les conditions de location.

    Lier son compte

    Si le locataire a un compte Locayo, liez-le a son dossier pour activer le portail locataire.

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    Modifier un locataire

    Pour modifier les informations d’un locataire existant :
    1. Cliquez sur son nom dans la liste des locataires.
    2. Modifiez les champs souhaites dans la fiche detaillee.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

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    Plusieurs locataires pour un meme bien

    Locayo permet d’associer un locataire par bail. Si un bien est loue a plusieurs personnes (colocation), creez un dossier locataire pour le titulaire principal du bail. Les autres occupants peuvent etre mentionnes dans les notes.

    Ouvrir dans l'app

    Acceder directement a cette fonctionnalite dans Locayo