Documents locataire
Locayo vous permet de stocker les documents d’identite de vos locataires de maniere securisee. Ces documents sont utilises pour la creation des baux et constituent des preuves en cas de litige.Types de documents acceptes
Pieces d’identite
Trois types de documents d’identite sont reconnus par Locayo :| Type | Code | Usage |
|---|---|---|
| Carte Nationale d’Identite | CNI | Document principal en Cote d’Ivoire et au Cameroun |
| Passeport | PASSPORT | Pour les locataires etrangers ou de la diaspora |
| Carte de Resident | RESIDENT_CARD | Pour les residents etrangers avec titre de sejour |
Formats de fichiers
| Parametre | Valeur |
|---|---|
| Formats acceptes | PDF, JPEG, PNG |
| Taille maximale | 10 Mo par fichier |
Ajouter un document
Lors de la creation du locataire
La section Piece d’identite du formulaire de creation de locataire permet d’uploader directement le scan du document. Voir le guide Ajouter un locataire.Depuis la fiche du locataire
- Ouvrez la fiche du locataire en cliquant sur son nom dans la liste.
- Reperer la section Piece d’identite.
- Selectionnez le type de piece, saisissez le numero et uploadez le scan.
- Cliquez sur Enregistrer.
Consulter un document
Pour consulter le document d’un locataire :- Ouvrez la fiche du locataire.
- Le document uploade est affichable directement dans la fiche (apercu pour les images) ou telechargeable (pour les PDF).
Supprimer un document
Pour remplacer ou supprimer un document existant :- Ouvrez la fiche du locataire.
- Cliquez sur Supprimer le fichier sous l’apercu du document actuel.
- Uploadez un nouveau document si necessaire.
Securite et confidentialite
Stockage securise
Les documents sont stockes sur Cloudflare R2 avec un acces restreint. Chaque fichier dispose d’une cle unique non devinable.
Acces limite
Seul le proprietaire qui a cree le dossier locataire peut acceder aux documents. Les autres utilisateurs, y compris le locataire lui-meme, n’y ont pas acces via la plateforme.
Utilisation dans les baux
Lorsque vous creez un bail, les informations de la piece d’identite du locataire (type et numero) sont automatiquement integrees dans le contrat genere. Cela vous evite de les ressaisir.Recommandation : collectez et uploadez la piece d’identite de chaque locataire avant de creer le bail. Le contrat de bail sera plus complet et aura une meilleure valeur juridique.
Bonnes pratiques
- Qualite du scan : assurez-vous que le document est lisible (texte net, pas de reflets, pas de doigts sur le document).
- Recto-verso : si la piece d’identite a des informations sur les deux faces, prenez une photo de chaque cote et combinez-les en un seul PDF, ou uploadez la face la plus importante (celle avec la photo et le numero).
- Mise a jour : si un locataire renouvelle sa piece d’identite, mettez a jour le document dans son dossier.